Kommunikation – det allra svåraste i projekt?
Ofta när jag frågar projektledare vad de tycker att de behöver lära sig mer om blir svaret KOMMUNIKATION. Det är intressant, för kommunikation är ju ett sådant basalt fenomen för oss människor. Redan som nyfödda kommunicerar vi med omvärlden och det förefaller som om det är fullständigt naturligt för oss att interagera med andra levande varelser. Så varför tycker vi då att kommunikation är så svårt?
Hur man svarar på den frågan beror på hur man ser på kommunikation.
Ett sätt att se på kommunikation bygger på Claude Shannons och Warren Weavers klassiska kommunikationsmodell från slutet av 40-talet. I modellen visualiseras kommunikation i termer av ett ”budskap” som ska gå genom olika ”kanaler”, från en ”sändare” som ”kodar” budskapet, till en ”mottagare” som ”avkodar” detsamma, och där ”brus” behöver reduceras för att budskapet ska gå fram på ett framgångsrikt sätt. Modellen har spelat en stor roll för förståelsen av vad kommunikation är och hur den kan förbättras; den har inte minst varit betydelsefull i utvecklingen av digitala kommunikationsverktyg.
Idag finns en mängd olika digitala kanaler tillgängliga för oss, genom vilka vi kan kommunicera med varandra tvärs över tid och rum på ett sätt som aldrig förr. Vi mailar, chattar, pratar med varandra i telefon eller i olika videokonferensverktyg. Varje teknisk plattform har sina möjligheter – och utmaningar.
Under våren 2020, när allt fler blivit tvungna att börja använda nya digitala verktyg för kommunikation, har begränsningarna med dessa verktyg emellertid blivit uppenbara. Jag har exempelvis hört personer som inte vuxit upp med svenska som modersmål men som annars pratar språket utmärkt, och personer som delvis är döva, berätta hur svårt de har att förstå vad folk säger i möten som hålls digitalt. Förklaringen ligger i att en stor del av de para-lingvistiska drag som präglar mellanmänsklig kommunikation, till exempel kroppsspråk, intonation och emfas, går förlorade när man kommunicerar i den här typen av digitala kanaler. För en person som hör dåligt och som i vanliga fall kompenserar det med att läsa på läpparna försvåras kommunikationen avsevärt när den som talar gör det på en skärm, bakom en kamera, och läpprörelserna inte syns tydligt. Detta leder till missförstånd, oklarheter och andra kommunikationsproblem som inte alltid nödvändigtvis är tydliga i stunden, men som kan uppenbara sig senare.
Det finns också studier som visar att människor i dag har en mängd konversationer igång samtidigt och i många olika kanaler, både relaterat till arbete och till privatliv. Den här mängden av ständigt pågående samtal bidrar till att skapa det som den tyske sociologen Hartmund Rosa kallar ”social acceleration”, det vill säga en känsla av att tillvaron går allt snabbare och att vi aldrig har tillräckligt med tid. Att kommunicera med för många samtidigt orsakar inte alltså bara stress, utan ökar på känslan av att kommunikationen inte fungerar.
Shannon-Weavers modell för kommunikation har genom åren kritiserats för att vara alltför teknisk, och för att inte ta hänsyn till kommunikationens sociala dimensioner. Kommunikation handlar om att lyssna till, och att känna in den andre; att tolka det denne på olika sätt uttrycker. Som människor är vi ständigt involverade i tolkningsprocesser av det vi uppfattar omkring oss; det är så världen blir begriplig för oss.
Den israeliska filosofen Martin Buber menar att människan kan vara inbegripen i två typer av samtal: Jag-Det-samtal och Jag-Du-samtal. Jag-Det-samtalen präglas av att vi kommunicerar på ett instrumentellt sätt till den andre, som om denne vore ett objekt; någon vi ska ge information till, eller få veta något av. Jag-Du-samtalen, däremot, präglas av att vi tar in den andre; sätter oss i dennes skor och ser situationen från dennes perspektiv. Den här senare typen av samtal är svåra, eftersom det kräver att man flyttar fokus bort från sig själv och att man är öppen för den andres perspektiv, tankevärld och känslor.
Ur Bubers perspektiv handlar kommunikation alltså om relationer, och om att utsätta sig för den känslomässiga osäkerhet som mellanmänskliga relationer alltid innebär. För när man på riktigt engagerar sig i en Jag-Du-dialog kan man ju faktiskt inse att man har fel. Man kan själv känna hur den andre är besviken, ledsen, eller kränkt. Att omfatta den andres perspektiv kan alltså göra att man känner sig obekväm, generad eller på annat sätt berörd.
Men vad innebär det då här för dig som jobbar i projekt?
Jag tänker att du som jobbar i projekt och verkligen vill förbättra ditt sätt att kommunicera bör reflektera över de här sätten att se på kommunikation. Shannon-Weavers modell kan till exempel hjälpa dig att fundera hur ditt budskap bäst ska utformas, om de kanaler du använder är lämpliga för de budskap du vill förmedla, och om det finns brus som stör och som kan åtgärdas. Rosas idé om social acceleration kanske kan inspirera dig till att reducera mängden samtal du har igång samtidigt. Och Bubers tankar om Jag-Det/Jag-Du-dialoger kan få dig att reflektera över vilket förhållningssätt du har till dem du kommunicerar med.
För att bli bättre på att kommunicera behöver man alltså reflektera över sitt förhållningssätt till kommunikation och därefter börja kommunicera annorlunda. Hartmund Rosa menar att det är just genom att stanna upp och ta sig tid till att verkligen engagera sig i andra människor och omständigheter som vi kan hantera känslan av social acceleration. Vi måste stanna upp och låta det utanför oss skapa resonans i oss, som Rosa uttrycker det. Gör vi det blir våra möjligheter till god kommunikation så mycket bättre.
Anette Hallin
Professor i företagsekonomi vid Åbo akademi och Mälardalens högskola
2020-07-06