Ökad insikt genom visualisering
“Dagens projektledare har mer att hantera än bara projektets omfattning, leveranser, kommunikation och team. De förväntas också hantera stora volymer av projektrelaterade data samt att kunna skapa bra visualiseringar. Visualisering gör det möjligt för intressenter att smälta informationen på ett snabbt, effektivt och tydligt sätt. Projektledare förväntas också bidra i användningen av visuella intelligenta verktyg...[ ]” *
Precis som Williams beskriver i sin rapport på PMI Global Congress redan 2015, har visualisering i projekt blivit allt viktigare. Hur ser det ut här i Sverige? Vilka utmaningar och möjligheter finns hos organisationer när det gäller visualisering av projektdata idag?
Vi har talat med Johnny Fyrman, som arbetat med IT i över två decennier, för att ta del av hans erfarenheter av att hantera och visualisera projektdata. När vi ringer upp Johnny befinner han sig på sin hästgård utanför Växjö som han driver parallellt med arbetet som Process and Quality Manager på Södra Skogsägarnas IT-avdelning.
Hur skulle du definiera visual project management?
Det inkluderar både strategi och verktyg som används för att visualisera projektdata, såsom t.ex. status. På Södra använder vi Project Online, lite enkelt uttryckt en kombination av MS Project i molnet och MS Sharepoint. Det är helt konfiguringsbart, vilket kräver en egen projektmodell och ett ägarskap. Ägarskapet sköts med fördel av ett projektkontor.
Varför behövs Visual Project Management?
Allt fler projektmedlemmar kommer från verksamheten samt olika fysiska platser och ska sköta delar av sitt ordinarie arbete parallellt. Snabbhet, flexibilitet och miljöansvar kräver nya arbetssätt. Här kommer Visual Project Management in.
Vilka är de vanligaste funktionerna i ett projektverktyg idag?
Dokumenthantering, aktivitetslistor, statusrapportering och tidsplanering/gantt charts.
...och i framtiden?
Funktioner för informationsdelning, transparens, prioritering, värdering och helhetssyn. Det är viktigt med en samlad projektportfölj och få grepp om den. För mycket sker idag ”under täcket”. Systemet bör kunna svara på frågan “vilka projekt pågår just nu och vad är status”? Intressenter behöver kunna få fram anpassad information. Koncernchefen vill t.ex. se projekt med större budget, medan en annan chef kanske vill se alla projekt tillhörande sitt eget affärsområde.
Trenden går mot pull information, istället för push, vad anser du om det?
Ja många får för många mail, det är bättre att på ett enkelt tydligt sätt ge tillgång, än att trycka ut information. Enligt mig bör man välja som grundinställning att alla kan se, och undanta det som människor inte ska kunna se. Användarvänlighet blir viktigt, kanske kan man använda applikationer, enkla notiser med nyheter där man kan välja vilken information man vill läsa.
Vad är det största trenden vad gäller projekt visualisering idag?
Dagens generation ställer krav och möjligheter, är otroligt vana att använda och arbeta med IT, och det är lätt att gå in att sätta upp en applikation eller ett system.
Jag tror att traditionell systemutveckling kommer att försvinna, med hjälp av AI kommer man kunna ta fram system genom att svara på ett par frågor. Att använda mobila enheter kommer att bli viktigt och alltmer projektinformation bör kunnas hanteras där.
Kan du säga något om framtiden och visualisering av projektdata?
Vi får alltmer automatik och verktyg att kunna visualisera det vi ser. Alltmer av vår verksamhet kommer i framtiden vara projekt och mindre handla om linje, pga automatisering av linjeverksamheten. Projekt kommer vara sättet att genomföra förändringar. Med fler som arbetar i projekt, krävs bättre informationsspridning och därmed projektverktyg.
Vilka är organisationens största utmaningar vad gäller hantera projekt enligt dig?
Brist på resurser, på grund av avsaknad av prioritering mellan projekt. Verksamheter väljer att köra för många projekt parallellt där medarbetare redan har en daglig verksamhet att driva. Organisationer behöver också arbeta med att göra det lätt att ta in nya resurser till sina projekt.
Vilka krav ställer det på organisationer?
Ett projektkontor med kompetens och ett bra projektverktyg i kombination för att skapa en god helhetsbild. Det behövs också en beslutande prioriteringskompetens bland projekt, med stöd av ledningen.
Vad är det svåraste med att implementera nya projektvisualiserings- och rapporteringsverktyg?
För låg kompetens inom verktygen för att känna till dess möjligheter och begränsningar. Man kanske har insikter om hur man vill arbeta men svårt att välja system utan att prova och göra ett par omtag. Behövs ett agilt arbetssätt där man provar sig fram.
Hur skiljer sig behoven åt i stora och små organisationer?
Små organisationer behöver inte lika komplexa system pga informella kontaktvägar, och färre projekt. De kan starta upp ett system som är helt standardiserat, kan gå snabbt att komma igång men då har man ingen flexibilitet om bolaget växer.
Större organisationer har helt andra behov och fler och större projekt, vilket medför större risk. Därmed finns tydligare behov av att visualisera hela projektportföljen.
Det behövs även flexibilitet i systemet, att kunna hantera allt större projekt utan att behöva byta verktyg.
Till sist, du har själv två certifieringar, hur ser du på vikten av certifieringar inom projektledning?
Det är förvirrande idag att många har titeln projektledare som inte ens har utbildning eller kompetens inom projektledning. En certifiering är en kvalitetsstämpel. Liksom en utbildning är det en bevisföring av din kompetens. Det är viktigt inom konsultbranschen och internationellt, och användbart för yngre personer som kan sätta igång att arbeta direkt utan att behöva bevisa vad de kan.
Jag är systemvetare och har själv certifieringar inom ITIL och Changeprocessen.
Av Isabel Bergling Olanders, PMP
Vill du läsa mer om visual project management?
https://www.pmi.org/learning/library/visual-project-management-visual-elements-9862
*Williams, P. R. (2015). Visual project management. Paper presented at PMI® Global Congress 2015—EMEA, London, England. Newtown Square, PA: Project Management Institute.
Johnny är 54 år och har tidigare bla jobbat som KAM och projektledare på ett konsultbolag (Imano), Strategisk IT-chef på Växjö universitet, IS/IT-chef på Södra Timber (dotterbolag till Södra Skogsägarna) samt platschef och projektledare för ett konsultbolag inom skog och såg som ägdes av Tieto (Timber Soft).
2018-10-15